Política de Privacidad
Última actualización: Enero 2024
1. Información General
PhytoAnalítica, con domicilio en Av. Providencia 2594, Oficina 1203, Providencia, Santiago, Chile, se compromete a proteger la privacidad y seguridad de los datos personales de nuestros usuarios. Esta política de privacidad describe cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos su información personal cuando utiliza nuestros servicios de análisis farmacéutico y biotecnológico.
Nuestra empresa está comprometida con el cumplimiento de la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada de Chile y las mejores prácticas internacionales en materia de protección de datos. Como empresa especializada en servicios analíticos para la industria farmacéutica, entendemos la importancia crítica de mantener la confidencialidad y seguridad de toda la información que manejamos.
Esta política se aplica a todos los usuarios de nuestros servicios, incluyendo clientes potenciales, clientes actuales, proveedores y cualquier persona que interactúe con nuestras plataformas digitales o servicios presenciales. Al utilizar nuestros servicios o proporcionar información personal, usted acepta los términos establecidos en esta política de privacidad.
2. Tipos de Información que Recopilamos
Recopilamos diferentes tipos de información personal para poder brindar nuestros servicios especializados de análisis farmacéutico y biotecnológico de manera efectiva. Esta información incluye datos de identificación personal, información de contacto, datos profesionales y técnicos relacionados con los proyectos analíticos solicitados.
Los datos de identificación personal incluyen nombre completo, número de identificación nacional o pasaporte, fecha de nacimiento cuando sea relevante para el servicio, y fotografías cuando sean necesarias para verificación de identidad en proyectos que requieren alta seguridad. También recopilamos información de contacto como direcciones de correo electrónico, números de teléfono, direcciones físicas de trabajo y personales cuando sea pertinente.
En el ámbito profesional, recopilamos información sobre la empresa u organización para la cual trabaja, cargo o posición que ocupa, área de especialización profesional, y credenciales académicas y profesionales relevantes para los servicios solicitados. Adicionalmente, mantenemos registros de comunicaciones, incluyendo correos electrónicos, llamadas telefónicas, reuniones presenciales y virtuales, así como cualquier documentación técnica compartida durante el desarrollo de proyectos analíticos.
3. Métodos de Recopilación de Datos
La recopilación de información personal se realiza a través de múltiples canales y métodos, todos ellos transparentes y con el consentimiento explícito o implícito del usuario según la naturaleza de la interacción. Los principales métodos incluyen formularios web, comunicaciones directas, interacciones comerciales y sistemas automatizados de registro.
A través de nuestro sitio web, recopilamos información mediante formularios de contacto, solicitudes de cotización, suscripciones a newsletters, y sistemas de chat en línea. También obtenemos datos a través de cookies y tecnologías similares que nos permiten mejorar la experiencia del usuario y personalizar nuestros servicios según las preferencias y necesidades específicas de cada visitante.
En las interacciones comerciales directas, recopilamos información durante reuniones presenciales, llamadas telefónicas, videoconferencias, y comunicaciones por correo electrónico. Durante la prestación de servicios analíticos, también obtenemos información técnica relacionada con las muestras, metodologías analíticas requeridas, y especificaciones técnicas necesarias para el desarrollo adecuado de los proyectos encomendados.
4. Uso de la Información Personal
Utilizamos la información personal recopilada exclusivamente para fines legítimos relacionados con la prestación de nuestros servicios especializados de análisis farmacéutico y biotecnológico. Los principales propósitos incluyen la prestación directa de servicios, mejora continua de la calidad, comunicación efectiva con clientes, y cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias.
En la prestación de servicios, utilizamos la información para desarrollar métodos analíticos personalizados, ejecutar análisis de laboratorio según especificaciones del cliente, generar reportes técnicos detallados, y proporcionar soporte técnico especializado. También empleamos los datos para programar y coordinar entregas de muestras, seguimiento de proyectos, y facturación de servicios prestados.
Para mejorar nuestros servicios, analizamos patrones de uso y preferencias para optimizar nuestras metodologías analíticas, desarrollar nuevas técnicas de análisis, personalizar nuestras comunicaciones, y anticipar las necesidades futuras de nuestros clientes. Nunca utilizamos la información personal para fines comerciales no relacionados con nuestros servicios principales, ni la compartimos con terceros para propósitos de marketing sin consentimiento explícito.
5. Base Legal para el Procesamiento
El procesamiento de datos personales se fundamenta en bases legales sólidas establecidas en la legislación chilena e internacional. Las principales bases legales incluyen el consentimiento explícito del titular de los datos, la ejecución de contratos de servicios, el cumplimiento de obligaciones legales, y el interés legítimo de nuestra empresa en proporcionar servicios especializados de alta calidad.
El consentimiento se obtiene de manera clara e inequívoca antes de procesar cualquier dato personal, especialmente en casos de información sensible o para propósitos específicos como marketing directo. Este consentimiento puede ser retirado en cualquier momento sin afectar la legalidad del procesamiento realizado antes de la retirada del consentimiento.
Para la ejecución de contratos, procesamos datos necesarios para cumplir con las obligaciones contractuales acordadas con nuestros clientes, incluyendo la entrega de servicios analíticos, comunicación sobre el progreso de proyectos, y facturación. En casos de obligaciones legales, procesamos datos requeridos por regulaciones sanitarias, normativas de calidad, y requerimientos de trazabilidad en la industria farmacéutica y biotecnológica.
6. Compartir Información con Terceros
PhytoAnalítica mantiene una política estricta de confidencialidad y solo comparte información personal con terceros en circunstancias específicas y limitadas, siempre con las debidas salvaguardas contractuales y de seguridad. Los casos autorizados incluyen proveedores de servicios esenciales, autoridades regulatorias cuando sea legalmente requerido, y socios comerciales bajo acuerdos estrictos de confidencialidad.
Los proveedores de servicios incluyen laboratorios especializados subcontratados para análisis específicos, servicios de mensajería para transporte seguro de muestras, proveedores de tecnología para sistemas de gestión de información de laboratorio (LIMS), y servicios de hosting y respaldo de datos con certificaciones de seguridad apropiadas. Todos estos proveedores están obligados contractualmente a mantener la misma protección de datos que aplicamos internamente.
Con autoridades regulatorias, compartimos información únicamente cuando es requerido por ley, como en inspecciones de autoridades sanitarias, auditorías de cumplimiento regulatorio, o investigaciones oficiales. En estos casos, limitamos el intercambio de información al mínimo necesario para cumplir con los requerimientos legales y notificamos al cliente cuando es posible hacerlo sin obstaculizar procedimientos legales en curso.
7. Seguridad de los Datos
Implementamos medidas de seguridad técnicas, administrativas y físicas robustas para proteger la información personal contra acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción. Nuestro enfoque de seguridad de datos se basa en las mejores prácticas de la industria y estándares internacionales aplicables a laboratorios analíticos farmacéuticos.
Las medidas técnicas incluyen cifrado de datos en tránsito y en reposo utilizando algoritmos de encriptación avanzados, sistemas de autenticación multifactor para acceso a sistemas críticos, firewalls y sistemas de detección de intrusos actualizados regularmente, y respaldos automatizados con verificación de integridad. Todos nuestros sistemas informáticos se actualizan regularmente con parches de seguridad y se someten a evaluaciones de vulnerabilidad periódicas.
En el aspecto administrativo, mantenemos políticas estrictas de acceso a información basadas en el principio de menor privilegio, programas regulares de capacitación en seguridad de datos para todo el personal, procedimientos formales para respuesta a incidentes de seguridad, y auditorías internas regulares de cumplimiento. El acceso físico a nuestras instalaciones está controlado mediante sistemas de tarjetas de acceso, cámaras de seguridad, y áreas restringidas para el manejo de información sensible.
8. Retención de Datos
Mantenemos la información personal solo durante el tiempo necesario para cumplir con los propósitos para los cuales fue recopilada, satisfacer requerimientos legales y regulatorios, y resolver cualquier disputa potencial. Los períodos de retención varían según el tipo de información y los requisitos específicos de la industria farmacéutica y biotecnológica.
Para datos relacionados con servicios analíticos, mantenemos registros de proyectos y resultados durante un mínimo de 10 años según requerimientos de buenas prácticas de laboratorio (GLP) y regulaciones farmacéuticas. La información de contacto de clientes activos se mantiene mientras dure la relación comercial y hasta 5 años después de la última interacción para posibles servicios futuros, salvo que el cliente solicite explícitamente su eliminación.
Los datos financieros y de facturación se conservan según los requerimientos contables y tributarios chilenos, típicamente 6 años desde la última transacción. La información de marketing y comunicaciones se mantiene hasta que el usuario se desuscriba o solicite su eliminación. En todos los casos, evaluamos regularmente la necesidad continua de retener información personal y procedemos con su eliminación segura cuando ya no es necesaria.
9. Derechos de los Titulares de Datos
Los titulares de datos personales tienen derechos fundamentales respecto al procesamiento de su información personal, los cuales respetamos y facilitamos plenamente. Estos derechos incluyen acceso, rectificación, eliminación, restricción del procesamiento, portabilidad de datos, y oposición al procesamiento en determinadas circunstancias.
El derecho de acceso permite a los individuos obtener confirmación sobre si procesamos sus datos personales y, en caso afirmativo, acceder a una copia de dicha información junto con detalles sobre los propósitos del procesamiento, categorías de datos, destinatarios, y períodos de retención. El derecho de rectificación permite corregir información inexacta o completar datos incompletos de manera oportuna.
El derecho de eliminación, también conocido como "derecho al olvido", permite solicitar la eliminación de datos personales cuando ya no sean necesarios, cuando se retire el consentimiento, o cuando se hayan procesado de manera ilícita. Sin embargo, este derecho puede estar limitado por obligaciones legales de retención o intereses legítimos prevalecientes. Para ejercer estos derechos, los individuos pueden contactarnos a través de los canales establecidos en esta política.
10. Contacto y Procedimientos de Quejas
Para cualquier consulta relacionada con esta política de privacidad, ejercicio de derechos de datos personales, o para presentar quejas sobre el procesamiento de información personal, hemos establecido canales de comunicación claros y procedimientos eficientes de respuesta. Nuestro compromiso es responder a todas las consultas de manera oportuna y profesional.
Las consultas pueden dirigirse a nuestro Oficial de Protección de Datos a través del correo electrónico contacto@phytomoqrg.com, por teléfono al +56 2 2847 9352 durante horario comercial, o por correo postal a nuestra dirección física en Av. Providencia 2594, Oficina 1203, Providencia, Santiago, Chile. Nos comprometemos a responder a todas las consultas dentro de un plazo máximo de 30 días calendario.
Si no está satisfecho con nuestra respuesta o manejo de su consulta, tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad de protección de datos competente en Chile. También puede buscar recurso legal a través de los tribunales chilenos si considera que sus derechos de protección de datos han sido violados. Mantenemos registros detallados de todas las consultas y quejas para asegurar un seguimiento adecuado y mejora continua de nuestros procedimientos.